Todos tenemos 24 horas al día para realizar nuestras tareas. Hay personas que logran superar todas las actividades propuestas y otras que notan que al día le faltan horas. La diferencia entre cada tipo es cómo gestionan el tiempo. ¡Te damos unos consejos y herramientas para la gestión del tiempo!
Consejos sobre la gestión del tiempo
Conseguir ser productivo es posible. Por eso te damos unos consejos que te ayuden a realizar de la mejor manera las tareas o actividades pendientes. ¡Organiza tu vida para alcanzar el equilibrio laboral y personal!
Balance equilibrado de horas
Dedica unas horas para el trabajo y otras para tu tiempo libre. Conseguir el balance entre estas dos vidas será crucial para tener un buen bienestar emocional. Cuando sepas organizarte, verás que puedes dedicar tiempo a leer, cocinar, realizar ejercicio, etc.
La importancia de poner fechas
Fija fechas límite para cada tarea y prográmalas en tu agenda o calendario. Si no las pones, las dejarás de lado y nunca verás momento de hacerlas.
Ladrones del tiempo, ¡fuera!
Evita los ladrones de tiempo o aquellas interrupciones que provocan que tu atención se aleje de tus objetivos. ¿Qué es un ladrón del tiempo? Pues todo aquello que te desconcentra y te hace perder la noción del tiempo. Por ejemplo, las redes sociales, mirar continuamente el móvil, contestar mensajes de WhatsApp de manera inmediata… Todo esto hace que perdamos la concentración y que nos cuesta más mantenernos productivos.
Beneficios de la gestión del tiempo
Aprender a gestionar tu tiempo ayuda a reducir el estrés laboral o personal, mejora tu concentración, ¡te ayuda a ser más eficiente!, mejora tu calidad de vida y te sientes más satisfecha a nivel personal y profesional. ¡Eres capaz de realizar todas las tareas que te propones!
Todos los métodos de gestión del tiempo tienen por objetivo ser productivo. ¿Cómo? La única manera es vaciando tu mente de tareas que debes recordar hacer. Cuando retiras esa responsabilidad a tu cabeza y lo dejas todo anotado y organizado, es más fácil ser productivo y creativo. Adiestras a tu mente para que trabaje en resultados y soluciones.
Por eso es importante encontrar una herramienta que permita gestionar adecuadamente nuestro tiempo. Te damos algunas que pueden servirte para conseguir alcanzar tus metas.
3 herramientas para la gestión del tiempo
La Matriz de Eisenhower
Uno de los presidentes de los Estados Unidos conocía la necesidad de la gestión del tiempo de forma eficiente. Por ello, ideó un modelo para identificar y realizas las tareas más importantes. De esta manera se evita el estrés y se avanza en nuestras tareas por un objetivo en concreto.
La matriz de Eisenhower o Modelo de gestión del tiempo crea cuatro cajas para evaluar cada tarea y clasificarla según su prioridad y urgencia. Este modelo puede parecerte un poco básico. Pero si no se domina y se tiene problemas para llegar a tiempo a todas las tareas, te recomendamos que lo sigas al principio. Te ayuda a discernir y organizar tus tareas según prioridades.
Dibuja una cruz y rodéala por un cuadrado. En la sección superior izquierda escribe: urgente e importante. Aquí irán todas las tareas muy prioritarias y que su fecha de entrega está muy cerca. En la sección superior derecha escribe no urgente pero importante. Aquí pondrás acciones que son importantes pero que no tienen fecha de entrega todavía. En el cuadrante inferior izquierda escribe: urgente no importante. Aquí colocamos acciones que podríamos delegar a los demás. Y, finalmente, en el cuadrante inferior derecha, escribe: no urgente y no importante. Estas son tareas que podríamos descartar o realizar en nuestros descansos/tiempo libre.
Con esta matriz podemos tener una idea clara de las cosas, su importancia y su urgencia. Es importante aprender a clasificar las tareas. Si al principio necesitas escribirlas en un papel para reconocer su importancia, hazlo. Con la práctica, lograrás analizarlas de manera automática en tu cabeza y trasladar este sistema a tu agenda o a tu bandeja de correo electrónico directamente.
La herramienta GTD o Getting Things Done
Es un sistema creado por David Allen que sigue cinco pasos. Veamos cada uno. Lo primero que pide es recopilar toda la información y guardarla en cubos o bandejas. Estas pueden ser físicas, pero también digitales. Como las carpetas del escritorio. El objetivo de estos espacios es almacenar ideas, pensamientos, tareas o cosas que no quieres que estén en tu mente.
Después hay que procesar cada tarea si se puede hacer, delegar o posponer para más adelante. El tercer paso es organizar y crear varias listas de tareas pendientes según su prioridad y según las fechas de entrega. El cuarto paso es evaluar y decidir qué vamos a hacer. También se puede revisar y actualizar constantemente estas listas. Por último, hacer todas nuestras tareas pendientes.
El método del muro de Kanban
Como su nombre indica, es un muro o tablón con varias secciones a las que asignar las tareas según su estado. Hay cuatro: en espera, en progreso, en pausa y finalizada. Para que cada área o lista no tenga demasiadas tareas, se asigna un número máximo, por ejemplo, 5. Eso significa que no pueden haber más de cinco tareas en el estado de “en progreso”. Hay que terminarlas o moverlas a otras columnas. En este método no se ponen fechas límite ni tiempos dedicados a cada tarea. Es una manera visual para ver en que estado se encuentra cada tarea y no asumir más de lo que se puede.
Apps para la gestión del tiempo
Te presentamos algunas apps gratuitas que puedes usar para organizarte:
- Google Calendar: para anotar tus reuniones y tareas programadas.
- Google Keep: para tomar notas y organizarlas por colores
- Trello: para organizar tus tareas por proyectos y organizar tu tiempo.
- Pomodoro Time: ¡mantente centrado en las tareas! Realiza una durante 25 minutos sin interrupciones y descansa 5 minutos.
- Todoist: un creador de listas de lo que tienes que hacer.
¿Qué te parecen estas herramientas? ¿Las conocías? Puedes dejarnos un comentario con tus métodos de organización favoritos. ¡Nos encantará conocer vuestros secretos para la gestión del tiempo!
En nuestro blog encontrarás otros artículos de planificación muy interesantes, como el de planificar tus propias rutinas deportivas o algunos sobre el bienestar emocional, como por ejemplo, conocer qué es el Lykke para alcanzar la felicidad al estilo danés.
